كيف تختار برنامج لادارة الموارد البشرية يناسبك؟
مقدمة
-
1- وظائف ومميزات النظام
2. تجربة المستخدم والواجهة
تعد تجربة المستخدم الإيجابية والواجهة البديهية من العوامل المهمة التي يجب مراعاتها عند اختيار برامج الموارد البشرية. لضمان رضا المستخدم والاعتماد الأمثل، ركز على المجالات التالية:
ما مدى سهولة استخدام البرنامج؟
سهولة الاستخدام أمر بالغ الأهمية للاستخدام الفعال للبرمجيات. قم بتقييم واجهة البرنامج من حيث البساطة وسهولة التنقل والوضوح. ابحث عن عناصر التصميم البديهية، وهياكل القائمة المنطقية، والعلامات الواضحة لتقليل منحنى التعلم للمستخدم. يمكن لبرامج الموارد البشرية سهلة الاستخدام زيادة الإنتاجية وتقليل وقت التدريب وتشجيع الاعتماد على نطاق واسع بين فرق الموارد البشرية.
هل يمكن للمستخدمين غير التقنيين التنقل وفهمه بسهولة؟
ليس كل موظفي الموارد البشرية على دراية بالتكنولوجيا، لذلك من المهم اختيار البرامج التي يمكن للجميع فهمها بسهولة. فكر فيما إذا كانت واجهة البرنامج واضحة وقابلة للاستخدام من قبل المستخدمين غير التقنيين. ابحث عن ميزات سهلة الاستخدام مثل الإشارات المرئية ونصائح الأدوات وخيارات المساعدة السياقية لتوجيه المستخدمين عبر ميزات البرنامج.
هل يوفر خيارات الخدمة الذاتية للموظفين؟
إن تمكين الموظفين بقدرات الخدمة الذاتية يمكن أن يعزز خبرتهم بشكل كبير ويقلل العبء الإداري على فرق الموارد البشرية. تحقق مما إذا كان البرنامج يوفر خيارات الخدمة الذاتية للموظفين لأداء مهام مثل إرسال طلبات الإجازة، أو الوصول إلى كشوف المرتبات، أو تحديث المعلومات الشخصية، أو عرض مراجعات الأداء. تعمل قدرات الخدمة الذاتية على زيادة الكفاءة وتمكين الموظفين وتعزيز ثقافة الشفافية داخل المنظمة.
هل ميزات إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول متاحة للوصول في أي وقت ومن أي مكان؟
في عالم اليوم الذي يعتمد على الأجهزة المحمولة، من الضروري مراعاة إمكانية الوصول عبر الأجهزة المحمولة عند اختيار برامج الموارد البشرية. تأكد من أن البرنامج يوفر تطبيقًا للجوال أو واجهة ويب سريعة الاستجابة تدعم الوصول عبر الهاتف المحمول من هاتف ذكي أو جهاز لوحي. تمكن إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول الموظفين وموظفي الموارد البشرية من أداء مهام الموارد البشرية بسهولة في أي وقت وفي أي مكان، مما يزيد من الإنتاجية ورضا الموظفين.
3. قدرات التكامل
عند اختيار برامج الموارد البشرية، يجب على المرء أن يأخذ في الاعتبار قدرات التكامل الخاصة به لضمان التبادل السلس للبيانات والتوافق مع أنظمة الموارد البشرية الحالية وبرامج الأعمال الأخرى. فيما يلي النقاط الرئيسية للتقييم:
هل يمكن للبرنامج أن يتكامل مع أنظمة أو أدوات الموارد البشرية الموجودة؟
قم بتقييم ما إذا كان بإمكان برامج الموارد البشرية التكامل مع أنظمة أو أدوات الموارد البشرية الحالية لديك. التكامل مع الأنظمة الحالية، مثل تتبع الوقت والحضور أو منصات التوظيف، للتخلص من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا وزيادة دقة البيانات. يتيح التكامل السلس مشاركة البيانات بكفاءة بين الأنظمة، وتبسيط عمليات الموارد البشرية والقضاء على الحاجة إلى إدخال بيانات مكررة.
4. أمن البيانات والامتثال
يعد أمان البيانات والامتثال من الاعتبارات الأساسية عند اختيار برامج الموارد البشرية. تعد حماية بيانات الموظفين الحساسة وضمان الامتثال للوائح حماية البيانات أمرًا بالغ الأهمية. إليك ما يجب عليك تقييمه:
هل يتوافق البرنامج مع تشريعات حماية البيانات ذات الصلة؟
تأكد من أن برنامج الموارد البشرية الذي تختاره يتوافق مع لوائح حماية البيانات ذات الصلة، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). يوضح الامتثال التزام بائع البرامج بحماية البيانات الشخصية وتجنب المخاطر القانونية والمخاطر المتعلقة بالسمعة. تأكد من أن البرنامج يتوافق مع المعايير واللوائح اللازمة التي تنطبق على منطقتك أو صناعتك.
5. الدعم والتدريب
عند تقييم خيارات برامج الموارد البشرية، من المهم مراعاة الدعم والتدريب المقدم من مزود البرنامج. يضمن الدعم الكافي وموارد التدريب الشاملة التنفيذ السلس والاستخدام الأمثل للبرنامج. وفيما يلي الجوانب الرئيسية للتقييم:
ما نوع دعم العملاء الذي يمكن تقديمه؟
تحديد نوع قنوات دعم العملاء التي يقدمها موفر البرنامج. ابحث عن خيارات مثل الدعم عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الدردشة. يضمن دعم العملاء سريع الاستجابة وسهل الوصول إليه حصولك على المساعدة بسرعة إذا كانت لديك أسئلة أو مشكلات تتعلق ببرنامج الموارد البشرية الخاص بك. يساعد الدعم الفوري والموثوق على خلق تجربة مستخدم إيجابية ويقلل وقت التوقف عن العمل عند ظهور مشكلات في النظام.
هل يوجد فريق دعم مخصص لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها وحلها؟
تحقق لمعرفة ما إذا كان لدى موفر البرنامج فريق دعم مخصص لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها وحل المشكلات الفنية. يضمن وجود فريق متخصص أن يتم التعامل مع مخاوفك من قبل خبراء ذوي خبرة ومتخصصين في البرنامج. يعد حل المشكلات بسرعة وكفاءة أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على عمليات الموارد البشرية دون انقطاع وتقليل تعطيل المنظمة.
هل يوفر موفر البرنامج موارد التدريب والوثائق؟
تلعب موارد التدريب والوثائق دورًا حيويًا في مساعدة المستخدمين على فهم وظائف البرنامج وتعظيمها. قم بتقييم ما إذا كان موفر البرنامج يقدم مواد تدريبية شاملة مثل أدلة المستخدم أو البرامج التعليمية أو مقاطع الفيديو أو الندوات عبر الإنترنت. تساعد هذه الموارد في إعداد المستخدم، وتضمن الاستخدام الفعال لميزات البرنامج، وتمكن فريق الموارد البشرية لديك من تحقيق أقصى استفادة من حل برنامج الموارد البشرية الخاص بك.
هل هناك أي تكاليف إضافية مرتبطة بالدعم والتدريب؟
تحديد ما إذا كانت هناك أي تكاليف إضافية مرتبطة بخدمات الدعم والتدريب. قد يقدم بعض موفري البرامج الدعم الأساسي كجزء من الحزمة، في حين أن الدعم المتميز أو التدريب الشخصي قد يكون له تكلفة إضافية. إن فهم التكاليف الأولية ذات الصلة يمكّنك من وضع الميزانية وفقًا لذلك واتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على احتياجات وأولويات مؤسستك.
6. التسعير والترخيص
عند التفكير في برامج الموارد البشرية، يعد فهم هيكل التسعير والترخيص أمرًا بالغ الأهمية لاتخاذ قرار مستنير يناسب ميزانيتك ومتطلباتك. النظر في الجوانب التالية:
ما هو نموذج التسعير؟
تقييم نماذج التسعير التي يقدمها مقدمو برامج الموارد البشرية. تتضمن نماذج التسعير الشائعة خيارات الدفع المستندة إلى الاشتراك أو لكل مستخدم أو لمرة واحدة. تتضمن النماذج القائمة على الاشتراك عادةً دفعات متكررة، مما يسمح لك بالدفع مقابل البرنامج على أساس شهري أو سنوي. يتم فرض رسوم نموذج التسعير لكل مستخدم بناءً على عدد المستخدمين الذين يصلون إلى البرنامج. يتضمن خيار الرسوم لمرة واحدة الدفع لمرة واحدة مقابل ترخيص البرنامج. قم بتقييم نموذج التسعير الذي يناسب ميزانية مؤسستك وتفضيلاتها المالية.
هل هناك أي رسوم إضافية؟
اسأل عن أي تكاليف إضافية مرتبطة ببرامج الموارد البشرية. قد يتم تكبد تكاليف إضافية للتنفيذ والتخصيص والترقية والدعم المستمر. يتيح لك فهم هذه التكاليف الأولية تقييم التكلفة الإجمالية للملكية بدقة وتجنب أي نفقات غير متوقعة. عند مقارنة خيارات البرامج المختلفة، ضع في اعتبارك مستوى الدعم والخدمة المطلوبة، وخذ في الاعتبار أي تكاليف مرتبطة بها.
هل هناك أي التزامات تعاقدية أو التزامات طويلة الأجل؟
معرفة ما إذا كانت هناك أي التزامات تعاقدية أو التزامات طويلة الأجل مرتبطة ببرامج الموارد البشرية. قد يطلب بعض موفري البرامج حدًا أدنى لمدة العقد أو يفرضون عقوبات على الإنهاء المبكر. قم بمراجعة الشروط والأحكام بعناية للتأكد من أنها تلبي احتياجات مؤسستك ومرونتها. ضع في اعتبارك عوامل مثل قابلية التوسع وتغييرات الأعمال المستقبلية والقدرة على التبديل إلى مزود برامج مختلف حسب الحاجة.
7. سمعة المورد والموثوقية
عند اختيار برامج الموارد البشرية، من المهم تقييم سمعة وموثوقية المزود. إن اختيار مورد حسن السمعة وموثوق به يضمن تجربة إيجابية ورضا طويل الأمد. خذ بعين الاعتبار العوامل التالية:
منذ متى كان هذا البائع في سوق برامج الموارد البشرية؟
تقييم تجربة البائعين ومدة خدمتهم في سوق برامج الموارد البشرية. يُظهر الموردون منذ فترة طويلة الاستقرار والمعرفة الصناعية وسجل حافل. من المرجح أن يقوم البائعون المعتمدون بتحسين برامجهم بناءً على تعليقات العملاء واتجاهات الصناعة، مما يوفر حلولاً ناضجة وموثوقة.
هل هناك آراء العملاء وشهادات؟
تحقق من آراء العملاء وشهاداتهم حول البائع وبرامج الموارد البشرية الخاصة به. توفر التعليقات الواردة من المستخدمين الآخرين رؤى قيمة حول أداء البائع ورضا العملاء ووظائف البرنامج. ابحث عن المراجعات على المنصات الموثوقة أو المنتديات الصناعية أو مواقع البائعين. تُظهر المراجعات والتوصيات الإيجابية التزام البائع بنجاح العملاء.
هل لدى البائع خريطة طريق لتحسينات البرامج المستقبلية؟
ضع في اعتبارك ما إذا كان البائع لديه خريطة طريق لتحسينات البرامج المستقبلية. سيكون لدى البائعين الملتزمين بالتحسين المستمر والابتكار خريطة طريق تحدد خططهم للميزات والتحديثات والتحسينات الجديدة. توضح خريطة الطريق الواضحة أن البائع يستثمر في التطوير والتطور طويل المدى لبرامج الموارد البشرية الخاصة به، مما يضمن أن يظل استثمارك ملائمًا ومحدثًا.
8. عملية التنفيذ والجدول الزمني
تعتبر عمليات التنفيذ والجداول الزمنية من الاعتبارات المهمة عند اختيار برامج الموارد البشرية. يضمن التنفيذ السلس والفعال الانتقال السلس والاعتماد الناجح للبرنامج داخل مؤسستك. وتجدر الإشارة إلى الجوانب التالية:
ما هو الجدول الزمني المتوقع لتنفيذ البرنامج؟
فهم الجدول الزمني المقدر لتنفيذ برامج الموارد البشرية. قد تختلف الجداول الزمنية للتنفيذ بناءً على عوامل مثل مدى تعقيد البرنامج وحجم المؤسسة وأي متطلبات تخصيص. تمكنك موارد الجدول الزمني الواضحة من التخطيط والتخصيص وفقًا لذلك، مما يضمن التنفيذ الفعال وفي الوقت المناسب.
ما مستوى المشاركة الذي يحتاجه فريق الموارد البشرية أثناء التنفيذ؟
تحديد مستوى المشاركة المطلوبة من فريق الموارد البشرية أثناء التنفيذ. قد يتضمن التنفيذ أنشطة مثل ترحيل البيانات وتكوين النظام وتدريب المستخدمين. قم بتقييم ما إذا كان فريق الموارد البشرية لديك يتمتع بالقدرات والخبرة المطلوبة للمشاركة بنشاط في التنفيذ، أو ما إذا كان الدعم الإضافي من بائع البرنامج أو فريق التنفيذ متاحًا.
هل هناك أي متطلبات مسبقة أو متطلبات النظام للتنفيذ الناجح؟
تحقق من وجود أي متطلبات مسبقة أو متطلبات النظام المطلوبة للتنفيذ الناجح. وقد يشمل ذلك عوامل مثل الحد الأدنى من مواصفات الأجهزة، أو التوافق مع الأنظمة الحالية، أو متطلبات إعداد البيانات. إن ضمان تلبية مؤسستك لهذه المتطلبات الأساسية يمكن أن يتجنب التأخير والمشكلات الفنية أثناء التنفيذ.
هل يقدم البائع المساعدة أو التوجيه أثناء التنفيذ؟
قم بتقييم ما إذا كان بائع البرنامج يقدم المساعدة أو التوجيه أثناء عملية التنفيذ. يجب أن يقدم البائع ذو السمعة الطيبة الدعم والموارد لمساعدتك في تنفيذ التنفيذ بفعالية. وقد يشمل ذلك الوصول إلى إرشادات التنفيذ والمواد التدريبية وفريق التنفيذ المخصص أو جهة الاتصال. يمكن أن يساعد دعم الموردين وتوجيهاتهم في التنفيذ السلس ويسمح لك بالاستفادة من الإمكانات الكاملة لبرنامجك.
ختاماً
يعد اختيار برنامج الموارد البشرية المناسب أمرًا بالغ الأهمية لنجاح مؤسستك. يمكنك اتخاذ قرار مستنير من خلال تقييم الوظائف الأساسية وخيارات التخصيص وتجربة المستخدم وإمكانيات التكامل وأمن البيانات والدعم والتسعير وسمعة البائع وعمليات التنفيذ. استثمر في برامج الموارد البشرية الموثوقة والغنية بالميزات لتبسيط العمليات وزيادة رضا الموظفين.
نظام كتمس من اقوى البرامج لادارة الموارد البشرية والادارة الالكترونية
شؤون موظفين - إدارة وقت - المرتبات والمهايا - تقييم الاداء- توظيف - مهام ولجان - تحقيقات وعقوبات - تدريب - تخطيط موارد - تأمين صحي - ارشيف إلكتروني - إدارة التأمينات - تحصيل الديون - سجل الموردين - المشروعات - الحسابات العامة - الموازنات التقديرية - تطبيق الموظف - تطبيق العلاج
